本文來自于”湘江數(shù)評“公眾號，作者老楊，經(jīng)作者本人同意授權(quán)后發(fā)布
數(shù)字化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必由之路，但選型階段卻常常讓人頭疼。面對琳瑯滿目的系統(tǒng)和供應(yīng)商，企業(yè)該如何做出明智的選擇?今天，老楊就從系統(tǒng)功能、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)接口、系統(tǒng)實施、應(yīng)用場景、員工數(shù)字化能力等多個維度，詳細剖析企業(yè)數(shù)字化選型過程中的要點、潛藏風險以及應(yīng)對策略。
一、系統(tǒng)功能：別被“花里胡哨”迷惑
企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)的選型，恰似為企業(yè)量身定制一套精密的運營工具，必須精準契合企業(yè)的應(yīng)用場景及核心業(yè)務(wù)流程。
所以此階段的核心問題就是：系統(tǒng)功能是否真的適合你?
很多企業(yè)在選型時容易被系統(tǒng)的“高大上”功能吸引，結(jié)果上線后發(fā)現(xiàn)根本用不上。因此，選型時要重點關(guān)注以下幾點：
1.1.功能匹配度：
系統(tǒng)是否能解決你的核心問題?比如，你是想優(yōu)化流程、提升效率，還是想加強數(shù)據(jù)分析?
1.2.可擴展性： 業(yè)務(wù)是不斷發(fā)展的，系統(tǒng)是否能隨著業(yè)務(wù)增長靈活擴展?
1.3.易用性： 系統(tǒng)再好，如果員工用不起來，也是白搭。界面是否友好?操作是否簡單?
1.4.集成能力： 系統(tǒng)是否能與現(xiàn)有的ERP、CRM等系統(tǒng)無縫對接?要避免數(shù)據(jù)孤島。
那么在此方面有哪些潛在風險呢?
·功能過于復(fù)雜，員工用不起來;
·功能不足，上線后還得二次開發(fā)，費時費力還需投入大量資金成本;
·系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不兼容，數(shù)據(jù)無法共享。
那么該如何規(guī)避以上這些風險呢?
·明確核心需求，別被“花里胡哨”的功能迷惑。
·選擇模塊化設(shè)計的系統(tǒng)，未來可以按需擴展。
·試用系統(tǒng)，確保員工能快速上手。
·評估系統(tǒng)的開放性和API接口能力，確保能與其他系統(tǒng)集成。
從以上我們不難看出，若系統(tǒng)功能與企業(yè)實際需求脫節(jié)，業(yè)務(wù)開展將陷入困境，效率大幅降低。例如，功能過于復(fù)雜，會使員工在操作過程中感到困惑，學(xué)習成本飆升;而功能過于簡單，則無法滿足企業(yè)復(fù)雜業(yè)務(wù)的深度需求。為有效規(guī)避這些風險，在選型前期，企業(yè)CIO 應(yīng)組織各業(yè)務(wù)部門開展深入細致的需求調(diào)研，梳理出詳盡的業(yè)務(wù)需求清單。同時，積極與供應(yīng)商溝通，安排系統(tǒng)演示與實際測試，讓業(yè)務(wù)人員親身體驗系統(tǒng)功能，從實際使用者的角度評估系統(tǒng)的適用性。
二、軟件技術(shù)：別被“技術(shù)名詞”忽悠
軟件技術(shù)猶如系統(tǒng)的“心臟”，其先進性與穩(wěn)定性直接決定了系統(tǒng)的性能表現(xiàn)。在技術(shù)架構(gòu)選型上，我們應(yīng)密切關(guān)注行業(yè)前沿趨勢，同時，要謹慎考量技術(shù)的成熟度，避免盲目追逐過于前沿但尚未經(jīng)過充分市場驗證的技術(shù)，以免陷入技術(shù)不穩(wěn)定的困境。
所以此階段的核心問題：技術(shù)是否成熟、安全、穩(wěn)定?
技術(shù)是數(shù)字化系統(tǒng)的基石，但企業(yè)需要注意的是選型時別被一堆技術(shù)名詞唬住。關(guān)鍵要看以下幾點：
2.1.技術(shù)架構(gòu)：系統(tǒng)是否采用先進且成熟的技術(shù)架構(gòu)?比如微服務(wù)、云計算等。
2.2.數(shù)據(jù)安全：系統(tǒng)是否有完善的數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、備份恢復(fù)機制?
2.3.性能穩(wěn)定性：系統(tǒng)是否經(jīng)過大規(guī)模驗證?能否在高負載下穩(wěn)定運行?
2.4.技術(shù)支持：供應(yīng)商是否提供持續(xù)的技術(shù)支持和版本更新?
那么在此方面的潛在風險又哪些呢?老楊總結(jié)如下：
·技術(shù)過于前沿，實施難度大，成本高。
·技術(shù)落后，未來可能被淘汰。
·數(shù)據(jù)安全問題，比如數(shù)據(jù)泄露或丟失。
該如何規(guī)避以上風險呢?
·選擇成熟穩(wěn)定的技術(shù)架構(gòu)，別盲目追求“最新”。
·要求供應(yīng)商提供詳細的安全方案，并進行評估。
·選擇有良好技術(shù)支持和生態(tài)的系統(tǒng)，確保長期可用。
從以上我們不難看出為規(guī)避軟件技術(shù)風險，CIO 需帶領(lǐng)技術(shù)團隊深入研究行業(yè)技術(shù)資料，精準把握主流技術(shù)趨勢。要求供應(yīng)商提供詳細的技術(shù)資料，全面評估其技術(shù)實力。在合同簽訂環(huán)節(jié)，務(wù)必明確技術(shù)支持服務(wù)條款，包括響應(yīng)時間、技術(shù)升級周期等關(guān)鍵內(nèi)容。
第三、數(shù)據(jù)接口：別被接口“卡脖子”
數(shù)據(jù)接口在企業(yè)數(shù)字化生態(tài)中扮演著“橋梁”的角色，連接著企業(yè)現(xiàn)有的各類信息系統(tǒng)，如 ERP、CRM、財務(wù)系統(tǒng)等。一個優(yōu)秀的數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)具備豐富且兼容的數(shù)據(jù)接口，能夠與企業(yè)原有系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，打破信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自由流通與共享。一旦數(shù)據(jù)接口出現(xiàn)不兼容問題，企業(yè)各系統(tǒng)之間將形成孤立的信息孤島，數(shù)據(jù)無法交互，嚴重制約工作效率的提升。
所以此階段的核心問題是：采購的軟件系統(tǒng)能否與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)實現(xiàn)流暢的對接。
如果系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無法共享，數(shù)字化建設(shè)就失去了意義。因此，選型時要重點關(guān)注：
3.1.接口標準化：系統(tǒng)是否支持標準化的數(shù)據(jù)接口。
3.2.數(shù)據(jù)格式兼容性：是否支持主流的數(shù)據(jù)格式。
3.3.實時性：系統(tǒng)是否支持實時數(shù)據(jù)同步?
3.4.接口文檔：供應(yīng)商是否提供完整的接口文檔和技術(shù)支持?
那么在此方面的潛在風險又哪些呢?老楊總結(jié)如下：
·接口不兼容，數(shù)據(jù)無法共享。
·數(shù)據(jù)格式不一致，導(dǎo)致轉(zhuǎn)換成本高。
·實時性不足，影響業(yè)務(wù)決策。
那么該如何規(guī)避以上風險呢?
·選擇支持標準化接口的系統(tǒng)。
·在選型階段進行接口測試，確保數(shù)據(jù)交換順暢。
·要求供應(yīng)商提供完整的接口文檔和技術(shù)支持。
所以在選型階段，企業(yè)CIO 應(yīng)組織對企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)的接口情況與數(shù)據(jù)格式進行全面梳理，形成詳細的接口清單。要求供應(yīng)商提供完整的接口測試方案，并考察其過往成功對接案例。在合同中明確接口開發(fā)、調(diào)試的責任主體與時間節(jié)點，確保項目順利推進。
第四、企業(yè)場景：別讓系統(tǒng)“水土不服”
企業(yè)的行業(yè)特性、業(yè)務(wù)場景與工作流程千差萬別，因此選擇的數(shù)字化系統(tǒng)必須深度貼合企業(yè)的實際運營情況，才能真正發(fā)揮其價值。不同部門、不同崗位的工作需求各具特色，因此在系統(tǒng)選型過程中，需對企業(yè)各業(yè)務(wù)場景進行細致入微的分析，確保系統(tǒng)能夠為每個崗位提供精準有效的支持。若系統(tǒng)與企業(yè)實際場景脫節(jié)，員工在使用過程中將遭遇諸多不便，工作效率不升反降。更為嚴重的是，若無法滿足特定行業(yè)的法規(guī)與監(jiān)管要求，企業(yè)將面臨巨大的合規(guī)風險。
因此此階段的核心問題就是：系統(tǒng)是否適配企業(yè)的業(yè)務(wù)場景?
4.1.業(yè)務(wù)場景適配：系統(tǒng)是否能適配你的特定業(yè)務(wù)場景。
4.2.本地化支持：是否具有本地化的應(yīng)用場景及功能。
那么潛在風險有哪些呢?
·系統(tǒng)無法適配業(yè)務(wù)場景，導(dǎo)致功能無法使用。
·不符合行業(yè)法規(guī)，導(dǎo)致法律風險。
·本地化支持不足，影響業(yè)務(wù)運營。
那么該如何規(guī)避呢?
·選擇有行業(yè)經(jīng)驗的供應(yīng)商，確保系統(tǒng)適配業(yè)務(wù)場景。
·評估系統(tǒng)的合規(guī)性，確保符合行業(yè)法規(guī)。
·要求供應(yīng)商提供本地化支持，并進行測試驗證。
因此從以上我們不難看出，為避免此類情況發(fā)生，企業(yè)CIO 應(yīng)牽頭組織跨部門團隊，對企業(yè)業(yè)務(wù)場景進行全面深入的調(diào)研與分析。同時，積極與同行業(yè)企業(yè)交流，借鑒其數(shù)字化選型經(jīng)驗，結(jié)合自身實際情況，做出最優(yōu)決策。
第五、實施角度：別讓項目“爛尾”
數(shù)字化系統(tǒng)的實施過程，宛如一場精心策劃的大型工程，需要一支專業(yè)且經(jīng)驗豐富的 “施工團隊”，即供應(yīng)商的實施團隊。這支團隊的專業(yè)能力涵蓋項目管理、技術(shù)實施、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多個關(guān)鍵領(lǐng)域。因此在項目實施前，制定詳盡的實施計劃至關(guān)重要。需在計劃中應(yīng)明確各階段的目標、任務(wù)、時間節(jié)點以及責任人，確保項目推進有條不紊。
那么在此階段的核心問題就是：實施過程是否可控?
5.1.實施周期：周期是否合理?是否會影響業(yè)務(wù)正常運行?
5.2.實施團隊：供應(yīng)商的團隊是否專業(yè)?是否有類似行業(yè)的經(jīng)驗?
5.3.培訓(xùn)支持：是否提供完善的培訓(xùn)，確保員工能熟練使用系統(tǒng)?
5.4.項目管理：是否有明確的項目計劃、里程碑和交付標準?
那么此階段的潛在風險有哪些呢?
·實施周期過長，影響業(yè)務(wù)連續(xù)性。
·實施團隊能力不足，導(dǎo)致項目延期或失敗。
·培訓(xùn)不到位，員工用不起來。
該如何規(guī)避呢?
·制定詳細的項目計劃，明確時間節(jié)點和責任人。
·選擇有行業(yè)經(jīng)驗的實施團隊，并要求提供成功案例。
·確保培訓(xùn)覆蓋所有關(guān)鍵用戶，并提供后續(xù)支持。
從以上我們不難看出，為確保實施過程順利，企業(yè)CIO 需嚴格審查軟件供應(yīng)商實施團隊成員的簡歷與項目經(jīng)驗，深入了解其專業(yè)能力。與供應(yīng)商共同制定科學(xué)合理的項目計劃，并建立完善的項目監(jiān)控與溝通機制，定期召開項目進度會議，及時發(fā)現(xiàn)并解決項目推進過程中出現(xiàn)的問題。
第六、員工數(shù)字化能力：別讓系統(tǒng)“無人會用”
員工是數(shù)字化系統(tǒng)的直接使用者，其數(shù)字化能力水平直接影響系統(tǒng)的應(yīng)用效果。在選型前，CIO 需對員工現(xiàn)有的數(shù)字化技能水平與對新系統(tǒng)的接受能力進行全面評估，若員工數(shù)字化能力不足，即使系統(tǒng)功能再強大，也難以發(fā)揮其應(yīng)有的價值。此外，員工對新系統(tǒng)的抵觸情緒也可能成為系統(tǒng)推行的阻礙。
所以此階段的核心問題就是：員工是否能快速上手?
6.1.員工技能評估：員工的數(shù)字化技能水平如何?是否需要培訓(xùn)?
6.2.培訓(xùn)計劃：是否提供系統(tǒng)的培訓(xùn)，幫助員工快速掌握新系統(tǒng)?
6.3.變革管理：是否制定變革管理策略，減少員工抵觸情緒?
此時的潛在風險有：
·員工技能不足，導(dǎo)致系統(tǒng)使用效果差。
·員工抵觸變革，導(dǎo)致實施失敗。
那么該如何規(guī)避以上風險：
·在選型前評估員工技能，制定針對性的培訓(xùn)計劃。
·推動變革管理，加強溝通和員工參與。
所以為提升員工數(shù)字化能力，降低推行阻力，建議企業(yè)CIO 應(yīng)在選型前開展員工數(shù)字化能力測評，精準掌握員工現(xiàn)狀。在系統(tǒng)實施過程中，分階段、分層次開展培訓(xùn)工作，并建立合理的培訓(xùn)考核機制，激勵員工積極參與培訓(xùn)，提升自身數(shù)字化素養(yǎng)。
企業(yè)數(shù)字化選型是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，需要 CIO 從多個維度進行全面考量與精準把控。只有充分識別潛在風險，并采取切實有效的規(guī)避措施，才能確保數(shù)字化選型項目成功落地，記住，選型不是“一錘子買賣”，而是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一步。選對了系統(tǒng)，才能為未來的數(shù)字化之路打下堅實基礎(chǔ)!
