本文來自于”湘江數(shù)評“公眾號，作者老楊，經(jīng)作者本人同意授權(quán)后發(fā)布
在當(dāng)前高度不確定的市場環(huán)境下，大部分傳統(tǒng)企業(yè)的生存都面臨著嚴(yán)峻的考驗，于是人員優(yōu)化已成常態(tài)，信息部門正是首當(dāng)其沖，由于信息技術(shù)的專業(yè)性，往往一個崗位的人員變動會留下諸多棘手的問題，如何妥善應(yīng)對這些遺留難題，成為 CIO 展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)力與管理能力的關(guān)鍵考驗。
首先 CIO應(yīng)提前感知及預(yù)估信息部門員工被優(yōu)化可能會帶來哪些方面的問題及潛在風(fēng)險，老楊總結(jié)如下：
第一，技術(shù)銜接中斷：
被優(yōu)化員工往往掌握著公司特定的技術(shù)知識和項目信息。如果他們突然被優(yōu)化或者離職，正在進(jìn)行的項目可能會因關(guān)鍵技術(shù)人員的缺失而被迫中斷或延遲，新接手的員工需要花費時間去熟悉相關(guān)技術(shù)和業(yè)務(wù)邏輯，這可能導(dǎo)致項目進(jìn)度受到嚴(yán)重影響，比如離職員工未能將重要的技術(shù)文檔、項目進(jìn)展等信息完整地交接給接手員工，可能會導(dǎo)致后續(xù)工作的重復(fù)勞動或錯誤，更有嚴(yán)重的情況是導(dǎo)致項目被迫取消。
第二，系統(tǒng)維護(hù)風(fēng)險：
信息部門承擔(dān)著企業(yè)各種數(shù)字化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，相關(guān)員工被優(yōu)化后，可能會出現(xiàn)系統(tǒng)維護(hù)人手不足的情況，會出現(xiàn)系統(tǒng)維護(hù)和管理的空檔期。如果新接手的員工對系統(tǒng)不熟悉，或者企業(yè)未能及時更新和維護(hù)系統(tǒng)，會導(dǎo)致系統(tǒng)故障不能及時發(fā)現(xiàn)和解決，直接影響公司正常業(yè)務(wù)的開展。例如，ERP系統(tǒng)出現(xiàn)問題未能及時修復(fù)，可能導(dǎo)致生產(chǎn)、采購、銷售等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)無法正常流轉(zhuǎn)，影響企業(yè)正常業(yè)務(wù)的開展。
很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為可將系統(tǒng)運維服務(wù)整體打包給第三方軟件公司，但同樣會面臨服務(wù)響應(yīng)不及時、核心數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，最關(guān)鍵的是隨著企業(yè)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)入深水區(qū)，系統(tǒng)與業(yè)務(wù)融合的復(fù)雜性是軟件公司一時難以接手的，技術(shù)上手易，業(yè)務(wù)場景熟悉難。
第三，數(shù)據(jù)安全隱患：
信息部門員工通常對公司的數(shù)據(jù)架構(gòu)和安全措施非常熟悉，掌握著企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，包括客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。信息部門員工在人員優(yōu)化過程中，如果離職員工心存不滿或管理不善，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。例如，離職員工可能會將數(shù)據(jù)拷貝帶走，或者利用掌握的系統(tǒng)權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)竊取。此外，如果企業(yè)在人員離職時未能及時收回相關(guān)權(quán)限，也可能為數(shù)據(jù)泄露留下隱患，給公司帶來巨大的損失。
第四，團(tuán)隊士氣受挫：
信息部門員工被優(yōu)化可能會給其他在職員工帶來心理壓力和不安感，擔(dān)心自己也會面臨被優(yōu)化的風(fēng)險，從而影響工作積極性和團(tuán)隊士氣。這種負(fù)面情緒可能會在團(tuán)隊中蔓延，導(dǎo)致整體工作效率下降，甚至可能出現(xiàn)員工離職的情況。此外，如果企業(yè)在人員優(yōu)化過程中未能妥善處理離職員工的關(guān)系，可能會在留任員工中引發(fā)不滿情緒。
那么 作為信息部門的負(fù)責(zé)人CIO該如何面對及處理人員優(yōu)化所帶來的各種問題?
老楊認(rèn)為CIO在面對部門人員被優(yōu)化后留下的“爛攤子”時，需要采取系統(tǒng)性、戰(zhàn)略性的措施來穩(wěn)定局面、解決問題并推動部門重回正軌。建議如下：
1.快速評估現(xiàn)狀，內(nèi)容包括：
梳理問題清單: 明確遺留問題的范圍，包括技術(shù)債務(wù)、項目延誤、知識缺口、系統(tǒng)漏洞等。
評估影響: 確定這些問題對業(yè)務(wù)運營、客戶服務(wù)和戰(zhàn)略目標(biāo)的影響程度。
資源盤點: 了解剩余團(tuán)隊的技能、時間和資源，明確哪些問題可以內(nèi)部解決，哪些需要外部支持。
2.在團(tuán)隊管理方面：
透明溝通: 與留存的團(tuán)隊成員進(jìn)行深入溝通，傾聽他們的想法和擔(dān)憂，開誠布公地討論現(xiàn)狀，解釋優(yōu)化的原因和未來的計劃，避免謠言傳播。
提供支持: 了解團(tuán)隊成員的技術(shù)短板，組織有針對性的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)活動，提升團(tuán)隊整體技術(shù)水平。為團(tuán)隊提供心理支持和職業(yè)發(fā)展機(jī)會，幫助他們適應(yīng)變化。
重新分配職責(zé): 根據(jù)團(tuán)隊成員的技能和興趣，合理分配任務(wù)，避免過度負(fù)擔(dān)。
3.在技術(shù)方面：
全面技術(shù)盤點：CIO 要迅速組織對現(xiàn)有技術(shù)項目和系統(tǒng)進(jìn)行全面盤點，梳理出正在進(jìn)行的項目、關(guān)鍵技術(shù)點、技術(shù)難題以及需要重點維護(hù)的系統(tǒng)等，形成詳細(xì)的技術(shù)清單，明確技術(shù)工作的重點和難點。
保障系統(tǒng)穩(wěn)定：加強(qiáng)對核心系統(tǒng)的監(jiān)控和維護(hù)力度，增加監(jiān)控指標(biāo)和頻率，確保在人員變動期間系統(tǒng)不出現(xiàn)重大故障。同時，安排技術(shù)骨干對關(guān)鍵系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。
制定技術(shù)修復(fù)計劃：針對技術(shù)上存在的問題，如未完成的項目、存在漏洞的系統(tǒng)等，制定詳細(xì)的修復(fù)計劃，明確任務(wù)目標(biāo)、時間節(jié)點和責(zé)任人。
4.在溝通協(xié)作方面：
溝通需求: 與業(yè)務(wù)部門保持密切溝通，了解他們的需求和痛點，確保IT支持與業(yè)務(wù)目標(biāo)達(dá)成全面共識。
管理期望: 向業(yè)務(wù)部門說明當(dāng)前的技術(shù)困境、挑戰(zhàn)和解決方案，爭取他們的理解和支持。
協(xié)同解決問題: 與業(yè)務(wù)部門合作，共同解決跨部門的問題。
5.在管理方面
CIO在處理爛攤子的過程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督和反饋機(jī)制，定期檢查各項工作的進(jìn)展情況，確保工作按計劃進(jìn)行。同時，鼓勵團(tuán)隊成員及時反饋工作中遇到的問題和困難，以便及時調(diào)整策略。
最重要的是CIO要積極爭取資源支持，根據(jù)工作的實際需求，向公司管理層爭取必要的資源支持，如人力、物力和財力等。合理規(guī)劃資源的使用，確保資源能夠有效地用于解決遺留問題和推動部門發(fā)展。
同時CIO還要對信息部門的管理制度進(jìn)行全面審視，完善內(nèi)部管理制度，找出在人員管理、項目管理、技術(shù)管理等方面存在的漏洞和不足，完善相關(guān)管理制度和流程，防止重復(fù)犯錯。
其實CIO收拾爛攤子的過程也是一個展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)力的過程，因此CIO必須以身作則親自參與關(guān)鍵問題的解決，展現(xiàn)對團(tuán)隊的承諾，同時要學(xué)會激勵團(tuán)隊在困難時期保持積極態(tài)度。向團(tuán)隊傳達(dá)清晰的長期愿景，幫助他們看到未來的希望。雖然看起來很理想化，但也是一個CIO綜合能力的體現(xiàn)。
綜上所述，面對人員優(yōu)化后的“爛攤子”，CIO需要冷靜分析、果斷行動，同時注重團(tuán)隊士氣和長期發(fā)展。通過系統(tǒng)性解決問題、優(yōu)化流程和加強(qiáng)協(xié)作，CIO不僅可以化解當(dāng)前的危機(jī)，還可以為部門未來的成功奠定基礎(chǔ)。
